El Sistema de Gestión Documental ha sido diseñado para crear un orden y una total disponibilidad de los documentos de la empresa en cualquier momento y en cualquier lugar, respetando la confidencialidad mediante niveles de acceso a los mismos.
En el sistema, la seguridad se aplica directamente al documento que, a su vez, influye directamente en los roles de los usuarios. Es importante recordar la filosofía con la que ha sido creado Cow Harmony:
“Compartir información y hacerla accesible, de una forma sencilla y ordenada, a todos los miembros de la organización minimizando la utilización de papel”
Podemos definir ‘documentación‘ como la información generada tanto en soporte físico (papel) como la generada en soporte digital (cualquier tipo de fichero).
Definimos ‘Sistema de Gestión Documental‘ como el sistema de organización y almacenamiento de la documentación de la empresa, teniendo en cuenta que toda la documentación queda almacenada en la propia Base de Datos, lo que facilita la realización de copias de seguridad y facilita el acceso desde distintas ubicaciones (a través de la base de datos en la nube).
En la empresa estamos acostumbrados a la creación de carpetas y subcarpetas en las que vamos almacenando documentos a lo largo del tiempo, que con la salvedad de un espacio común compartido en el que se guardan algunos documentos importantes, generalmente en un servidor cuya seguridad es la propia del sistema operativo que utilicemos, cada usuario almacena la documentación propia de su trabajo en su equipo y bajo sus propias normas o criterios de almacenamiento. Esta forma de almacenamiento y distribución de la documentación no fomenta la transmisión de conocimiento entre los miembros de la organización, ni es apta para el almacenamiento de los mismos en el tiempo, ni para la realización de copias de seguridad.
Si deseas crear un Sistema de Gestión Documental eficiente en la empresa, deberías tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
Recomendación 1: Se debe tender hacia la NO generación de papel, simplemente mantener en papel aquellos documentos que requieren una firma manuscrita que no es posible obtener digitalmente, pero con una copia digital guardada en el sistema.
Entendiendo el Sistema de Gestión Documental: La seguridad de los documentos
Como hemos visto en la imagen anterior, la seguridad está condicionada por los roles de los usuarios. Podemos observar que, cada nivel dispone de unos roles que permiten acceder o no a los distintos documentos. Siguiendo la coherencia del sistema y la filosofía con la que ha sido diseñado, la mayoría de la documentación debería tener ‘nivel 0‘, que garantice su libre acceso a todos los miembros de la organización.
Los distintos niveles de seguridad documental serían como sigue:
Nivel 0 – Libre
Documentos sin ninguna seguridad y accesibles a todos los usuarios. Es el nivel de seguridad más utilizado y todos los roles tienen acceso a estos documentos. Pertenecerían a este grupo todos los documentos de gestión corriente.
Nivel 1 – Particular
Se trata de documentos particulares que pese a que la aplicación está diseñada para compartir información y conocimiento en la empresa, existe la posibilidad de crear un documento en el que solo tenga acceso el mismo usuario que lo ha creado. Este nivel está pensado para el almacenaje de documentos que durante su elaboración no se desea que estén publicados y accesibles al resto de usuarios, pero que una vez terminados, se harán públicos de la forma que se considere oportuna, atendiendo a la naturaleza de la información que contienen.
Nivel 2 – Reunión
Se trata de documentación relacionada con reuniones concretas. Al seleccionar esta opción, el documento sólo será visible para los participantes en la reunión y para el Administrador. Pertenecerían a este grupo documentos como actas de reuniones, artículos específicos sobre el tema de la reunión…
Nivel 3 – Calidad
Documentos no públicos relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad. Su acceso está restringido a tres roles Resp. Gestión de la Calidad, Gestión de la Calidad y Administrador. En esta categoría se podrían incluir documentos del tipo registros de calidad como encuestas de prestación de servicio, planes de calidad, etc…
Nivel 4 – Administración
Documentos no públicos relacionados con la administración diaria de la empresa. Su acceso está restringido a los siguientes roles Resp. Económico-financiero, Contabilidad, Gestión de Costes, Gestión Administrativa y Administrador. En este grupo de podrían incluir documentos como recibos, facturas de servicios,…
Nivel 5 – Contable
Documentos no públicos relacionados con la contabilidad de la empresa. Su acceso está restringido a los siguientes roles Resp. Económico-financiero, Contabilidad, Gestión de Costes y Administrador. En este grupo de podrían incluir documentos contables, documentos relacionados con los impuestos, balances, informes económicos…
Nivel 6 – Comercial
Documentos no públicos relacionados con las ventas y con el departamento comercial. Su acceso está restringido a los siguientes roles Resp. Departamento comercial y Administrador. En este grupo de podrían incluir documentos como estadísticas de venta, planes comerciales, planes de incentivos…
Nivel 7– RR.HH.
Documentos no públicos relacionados con los Recursos Humanos de la empresa. Su acceso está restringido a los siguientes roles Resp. RR.HH., Gestor de RR.HH. y Administrador. En este grupo de podrían incluir documentos como bajas, nóminas…
Nivel 8– Financiero
Documentos no públicos relacionados con la situación financiera de la empresa. Su acceso está restringido a los siguientes roles Resp. Económico financiero y Administrador. En este grupo de podrían incluir documentos como créditos, préstamos, compra y venta de activos…
Nivel 9– Dirección
Documentos no públicos de dirección. Su acceso está restringido al rol de Administrador. También tendrán acceso aquellos usuarios designados por la dirección para ese tipo de documentos. En este grupo de incluiría cualquier documento que decida la Dirección de la empresa.
Nivel 10– Consejo
Documentos no públicos de Consejo de Dirección (consejo de accionistas). Su acceso está restringido a los miembros del Consejo de Administración. En este grupo de incluiría cualquier documento que decida el Consejo de Dirección de la empresa.
