Es importante conocer los elementos que, en su funcionamiento, son comunes a todas las peticiones de Cow Harmony.
Los elementos comunes a todas ella son los que se describen a continuación:
Seguimiento gráfico
En la parte superior de cada petición podemos ver, de una forma gráfica, la situación en la que se encuentra. Dónde está, de dónde viene y hacia dónde evolucionará:
El primer paso indica la creación de la petición: Trabajador, fecha y hora de creación.
El segundo paso es la recepción de la petición por parte del trabajador que tiene que realizarla. En la imagen anterior podemos observar en qué situación se encuentra la petición. Está pendiente de ser realizada por Juan Francisco. La fecha y la hora que se muestran son las previstas de realización. En el caso de que el usuario la realice, se cambiará por la fecha y hora exacta de la realización.
Una vez realizada, pasa al estadio final:
En el último paso del ejemplo, Juan Francisco recibe la respuesta a la petición y, si está conforme, la debe archivar. La petición de tres pasos es la más común entre las peticiones, pero podemos encontrar casos de dos pasos, como la ‘Oportunidad‘…
… o de cuatro pasos como, por ejemplo, la ‘Acción de mejora‘.
Por último, las peticiones se finalizan y archivan, quedando accesibles para su consulta en cualquier momento y por cualquier usuario por los distintos métodos de búsqueda o listados. La representación gráfica de este estadio es:
Intervinientes
En las peticiones encontramos cuatro actores que cumplen diferentes funciones:
Creador. Es el que inicia una petición.
Destinatario por rol. Ciertas peticiones se envían de forma automática a un rol para que sea el usuario que posee el rol el que designe la persona que tiene que realizar la petición (por ejemplo las ‘Acciones de mejora‘ del sistema de Gestión de la Calidad).
Realizador. Es el que realiza la petición. Es un usuario que no interviene en la petición pero que está pendiente en todo momento, ya que se activa la petición en su flujo de trabajo como a los demás intervinientes, con la diferencia de que no puede interactuar con la petición, solo observar su evolución. La petición desaparecerá de forma automática cuando sea finalizada por el realizador.
Peticiones privadas
La aplicación ha sido diseñada para compartir información y conocimientos en toda la organización, pero entendemos que puede existir la necesidad, en contadas excepciones, en las que sea necesario no exponer cierta información al resto de la organización. En estos casos podemos utilizar la opción ‘Privada’.
Encontraremos esta opción en la petición y la marcaremos si deseamos activarla, pero no todas las peticiones tienen la opción de ser privadas. La opción ‘Privado’ significa que esa acción solo es visible para los que intervienen en ella: ‘Creador‘, ‘receptor‘ e ‘informado‘, si es el caso y no es visible en ningún listado de la aplicación. Sólo se pueden consultar en las fichas de los usuarios que la han utilizado, si son abiertas por ellos mismos.
Importante
Importante es un marca que incluimos en la creación de la petición que se muestra en la acción durante todos sus pasos, incluyendo el flujo de trabajo. Se trata de una llamada visual para remarcar ciertas peticiones que, según su creador, deben ser atendidas con mayor celeridad.
Campos obligatorios
Cuando iniciamos cualquier petición, hay una serie de campos que son de obligado cumplimiento, para que la petición pueda ser procesada, y vienen marcados por este icono.
Botones de acción
Los ‘botones de acción’ son los que hacen que las peticiones avancen en una u otra dirección. Los botones que podemos encontrar en las peticiones son: 
La firma es la inclusión del nombre del usuario, la fecha y la hora en el campo de escritura de la petición. La firma permite distinguir quién ha escrito qué en cada paso. En la imagen siguiente se muestra una respuesta con dos firmas que nos permiten seguir el hilo de la actividad.
Este botón permite cerrar la petición sin moverla de la situación en la que se encuentra. Los cambios siempre se grabarán, pulsemos el botón que pulsemos.
Avanza la petición una posición hacia adelante. La pasa al siguiente estadio, sin importar dónde se encuentra en ese momento. Al procesar estamos reconociendo que el paso en el que se encuentra
ya está finalizado. En el caso de la aprobación de documentos, se nos mostrará ‘Aprobar’ en lugar de ‘Procesar’, pero su funcionamiento es el mismo. Al procesar una petición se nos muestra un aviso visual y sonoro como el que muestra la imagen de la derecha. Por otro lado, si al procesar una petición existe una incompatibilidad en horarios con otra petición, Cow Harmony nos mostrará un aviso para que resolvamos esa situación, indicándonos la petición que la causa para que podamos revisarla y/o cambiarla de fecha u hora.
Retrocede la petición una posición. La devuelve al estadio anterior, sin importar dónde se encuentra en ese momento. ‘Rechazar‘ no implica necesariamente que no estemos de acuerdo, puede ser una forma de solicitar mas información.
La opción reabrir solo aparece en acciones finalizadas. El único usuario que puede reabrir la petición es el que la ha creado, que es considerado ‘propietario’ de la misma. Al reabrir, se devuelve la petición al inicio (paso 1), a la fase de creación.
Al pulsar este botón, se ‘borra’ la petición. Es importante saber que la aplicación no borra la información de una forma literal. La opción de borrado significa que no va a estar disponible para su acceso público de ninguna forma, pero los datos no son borrados nunca de la base de datos. Estos datos se podrían recuperar accediendo a la base de datos, NUNCA desde Cow Harmony, y esa competencia la tendría el técnico que actúa como ‘Administrador del Sistema‘.
Existen algunos casos, como veremos en el apartado correspondiente, que una misma petición se envía a varios usuarios susceptibles de poder realizarla. Con este botón, el usuario ‘Asume’ la petición frente a los demás y pasa a hacerla suya.
Existen situaciones en las que no se puede realizar una cierta petición y nos es permitido que sea otra persona la que la haga, por la importancia de la misma. Esto puede suceder en las visitas comerciales, por ejemplo. Podemos ‘Traspasar’ ese trabajo a otra persona si no podemos realizarlo por alguna razón y su importancia no permite que sea cancelado o aplazado.
Título
El título es un dato muy importante en las peticiones porque es la información que se mostrará en los calendarios y que resulta clave para localizar la petición rápidamente.
A la hora de confeccionar un título podría ser interesante seguir estos pequeños consejos:
Longitud del título: Dado que el espacio en los calendarios es pequeño, el número de caracteres que se muestran es reducido. El máximo de caracteres que se mostrará en un título es de 40, por lo que se aconseja que contenga un número inferior para garantizar que se muestra completo.
Título: Es habitual indicar la petición en el título, por ejemplo titular una visita comercial como ‘Visita a …’ . La información sobre el tipo de petición viene definida en los colores de los procesos, por lo que visualmente la detectaremos de forma rápida. Esta práctica nos hace perder caracteres que podrían ser más útiles para su posterior localización o lectura.
Incluir algún elemento identificativo: Es aconsejable incluir, por ejemplo, el cliente, el producto, el presupuesto o cualquier elemento que nos indique rápidamente el motivo de la petición. Podríamos hacer referencia al ‘cliente 43’ o podríamos hacer referencia a su nombre, dependiendo del espacio que nos quede o al número de pedido ‘pedido 28’.
Indicar el motivo de la petición: Si hubiéramos creado una tarea para otro usuario en la que pretendemos que nos realice un presupuesto, podríamos indicar, por ejemplo, ‘Preparar presupuesto…’, lo que nos permitiría localizarla más fácilmente de forma visual y en los distintos buscadores que existen en Cow Harmony.
Unificar criterios dentro de la organización: Cada organización debe establecer sus propios criterios y aunque cada usuario lo puede utilizar de la forma que mas le convenga, dado que la aplicación ha sido concebida para compartir información, esta debe ser entendible y útil por igual a todos los miembros. Por esta razón es aconsejable, antes de utilizarla, establecer unos pequeños criterios comunes en cuanto a la titulación de las peticiones por parte de los usuarios.
Asociación de documentos
Algunas peticiones tienen la opción de asociar documentos a las mismas. Al pulsar el botón ‘Asociar’ se nos mostrará el selector de documentos y asociaremos aquellos que consideremos oportunos para acompañar a nuestra petición.
Una vez asociados, se bloquea automáticamente el botón de asociar, pero no se muestran los documentos en la fase de creación. Si no estamos seguros de qué hemos asociado, deberemos cerrar la petición sin procesar y crear una nueva. Cuando el receptor disponga de la petición, sí que se mostrarán y, en algunos casos, tendrá la opción de eliminarlos (quitar la asociación con la petición). Cabe indicar que para poder asociar un documento, tiene que haber sido incorporado previamente al Sistema de Gestión Documental.
Fechas
Todas las peticiones están enmarcadas en un espacio temporal. Muchas de ellas tienen fecha de inicio y fecha final y el resto tienen fecha de realización, que equivaldría a la fecha final. En cualquier momento, el realizador puede cambiar la fecha de su petición y pasarla a una fecha posterior si en la fecha planificada no va a ser posible realizarla. La forma de hacerlo es cambiando la fecha, la hora o ambas y pulsando el botón ‘Cerrar’..
Ficha de la petición
Al inicio de la información de cada petición encontraremos una tabla con las características de la misma como se muestra en el detalle de la petición llamada telefónica y en la siguiente tabla:
| Ficha de la petición | |
| Denominación | Nombre de la petición |
| Crear | ¿Quién puede crear la petición? – Estadio 1 |
| Realizar | ¿Quién recibe la petición una vez creada? – Estadio 2 |
| Calendario | ¿La petición se incluye en los calendarios? |
| Estadios | nº de estadios que tiene la petición |
| Privado | ¿Se puede crear la petición como privada? |
| Enlaces | Con qué elementos enlaza la petición |
| Informar | ¿Se puede seleccionar un usuario para ser informado? |
| Documentos | ¿Es posible asociar documentos a la petición? |
| Restricciones | ¿Tiene la petición algún tipo de restricción? |
