Para poder utilizar la petición de gastos, tanto a través del comando Gastos existente en la pestaña Flujo de trabajo, como en la de Producción, en el apartado de Gestión de compras, es necesario que esté cargado un plan contable y que se hayan dado de alta cuentas de gasto y de tesorería.
Esas cuentas del grupo 6 son las que se mostrarán en la «Cuenta de gasto» de la nota de gastos a la que hacemos referencia en esta entrada.
Para poder crear una nueva nota de gasto tendremos que hacerlo desde el menú principal, en la pestaña flujo de trabajo.
Funciona como el resto de peticiones, con la salvedad de que podemos seleccionar al destinatario, pero de la lista que nos ofrece, que contiene a los trabajadores que tienen el rol «Gestión Financiera«, imprescindible para gestionar los gastos.
Si seleccionamos la opción «pagado«, significa que el gasto ya ha sido pagado y se desea que esta operación se incluya en tesorería, por lo que al procesar esta petición también generaremos un asiento contable con el pago del mismo, con la misma fecha de pago que la fecha del gasto. Si queremos que el pago sea diferido a otra fecha, dejaremos esta opción sin seleccionar para poder posteriormente realizar el pago del mismo. Podemos consultar los gastos pendientes de pago en Financiero/Gastos pendientes.
De esta forma quedará contabilizado el gasto en la cuenta de tesorería.
Si hemos reservado un activo de la empresa, por ejemplo un vehículo, y este lleva control de uso, informaremos de los km recorridos en la casilla correspondiente. En el caso de que utilicemos nuestro vehículo, marcaremos la opción «vehículo propio«. Ambas opciones no pueden darse de forma simultánea.
La petición la recibe el responsable a título informativo porque solo tiene que leerla y procesarla.
