Para el obligado y adecuado registro y control de la jornada laboral, en el menú de Recursos Humanos encontramos el apartado denominado Jornada Laboral, que dispone de los siguientes comandos: Iniciar, Finalizar, Total horas, Buscador, Panel y Extra.
El sistema está diseñado de tal forma que ofrece garantías de veracidad y validez de la información a todos los actores que forman parte del registro de jornada laboral: el trabajador, el empresario y la inspección de trabajo (si se llegase a producir).
Por un lado asegura que se está cumpliendo con la legalidad vigente y por otro certifica la información de tal forma que podemos verificar que esta no ha sido manipulada por ninguna de las partes. Para garantizar la veracidad de la información, la herramienta se fundamente en tres elementos importantes:
- El registro de auditoría. Se trata de un registro de la actividad que se produce en la herramienta, donde se registran los hitos más importantes de su uso. De esta forma, de la creación, validación y cierre de la jornada laboral quedan registros. Estos registros solo están disponibles para el rol de ‘Auditor del Sistema‘. Un rol de carácter múltiple, que la empresa puede designar a cuantos usuarios necesite. Es un registro únicamente consultivo que permite comprobar la información, pero nunca su manipulación.
- El registro de cambios en los datos de la base de datos. Este registro se realiza de forma automática y solo está disponible para el rol ‘Administrador‘, generalmente reservado al gerente o propietario de la empresa. Se trata de un informe similar al anterior pero que contiene toda la información sobre los cambios que se han realizado en la base de datos.
El rol ‘Administrador del sistema’ es el rol que tiene asignada la persona que hace la primera instalación de la base de datos y, por ello, tiene acceso a la misma. Teóricamente, si quisiera, podría manipular los datos directamente desde la base de datos. El informe de registro de cambios recogería cualquier cambio que se hiciese, incluso si escribimos directamente en la base de datos sin pasar por el programa.
- Verificación de los datos. La funcionalidad dentro de la aplicación está establecida a través de roles de usuario. Las operaciones referentes a verificación de datos de la jornada laboral están restringidas al rol de ‘Responsable de Recursos humanos‘. Cada vez que un trabajador cierre su jornada laboral, el responsable de recursos humanos recibe una tarea para que la jornada sea validada.
Esta petición es automática y no interviene de ninguna forma su creador. Dado que es posible que el que la cree no sea un usuario de la aplicación, la tarea quedará restringida a su archivo, no existiendo la posibilidad de devolverla a su creador en el caso de que sea rechazada por el responsable. En el supuesto de que el responsable esté de acuerdo, simplemente pulsará ‘Procesar’ y la jornada quedará ‘Cerrada y verificada‘. Hasta entonces, su estado será ‘Cerrada sin verificar‘ como veremos en el apartado del buscador de jornada.
