Para realizar la importación de cuentas directamente a Cow Harmony, la debemos realizar desde el comando Importación. Y, con antelación, se debe haber confeccionado la plantilla de Excel en la que figuran las cuentas a importar.
Al pulsarlo nos solicita la ubicación del fichero de Excel, preparado especialmente para garantizar la correcta importación de los datos externos a Cow Harmony:
Podemos encontrar este fichero de Excel en: “C:\Cow Harmony\Plantillas” con el nombre “Harmony_Importación_Cuenta_Plantilla.xlsm“, como muestra la imagen anterior. Este fichero dispone de una estructura que deberemos respetar para que la importación se pueda realizar correctamente.
La estructura de la plantilla de importación es la que se refleja en la siguiente imagen:
Los datos que se recogen en la plantilla de importación son los siguientes:
- Nombre: De persona física.
- Apellidos: De persona física.
- Empresa: Nombre de persona jurídica.
- ¿Persona física?: Selector en el que se debe indicar si se trata, o no, de una persona física, indicando -1 (SÍ) o 0 (NO). Si se indica -1 aparecen en la cuenta el Nombre y Apellidos asignados y si se indica 0, aparecerá la razón jurídica de la empresa. El aplicativo no admite que en el caso de una persona física se inscriba en la columna empresa el nombre comercial. Si se indica -1 anotará sólo nombre y apellidos y si se indica 0 anotará sólo lo que aparezca en el campo Empresa.
- DNI: Para asignar el DNI de la persona física.
- CIF: Para asignar el CIF de la persona jurídica (Empresa).
- Dirección: Para consignar el domicilio.
- Población: Para determinar el ayuntamiento.
- Código postal: Para indicar el C.P. correspondiente.
- Provincia: Para indicar la provincia correspondiente.
- Mail: Para indicar el email correspondiente. Si se desconoce, no debe dejarse en blanco y, en su ligar, escribiremos correo@correo.es, porque el campo mail es obligatorio y la designación correo@correo.es el aplicativo la desestima como un correo real.
- Móvil: Este también es un campo obligatorio que, en caso de desconocerse, debe consignarse 666666666, que el aplicativo desestima como un móvil auténtico.
- Teléfono: Campo para indicar cualquier teléfono.
- País: El que corresponda con la nacionalidad de la cuenta.
- Sector: El que corresponda, de acuerdo con la nomenclatura que figure en el listado de sectores definidos previamente.
- Tipo: El que corresponda, de acuerdo con la nomenclatura que figure en el listado de tipos definidos previamente con acceso desde el menú Cuentas (no el que define si la cuenta es un prospecto, cliente, etc.).
- Notas: Campo, sin límite de contenido, que recoge las anotaciones que se quieran incorporar a la ficha en la pantalla principal de la misma, en la pestaña Básicos.
- Código: Para subir el código interno determinado por la empresa.
- Responsable: Campo para indicar el nombre de la persona responsable de la cuenta.
- Fecha alta: Fecha con la que se quiere que figure la cuenta como dada de alta.
Conforme se va llevando a cabo el proceso de importación, el sistema informa del número de cuentas que se van importando.
Al finalizar la importación, un emergente indica el número total de cuentas que se han importado; y si ha habido errores en la importación, también lo indica.
Una vez realizada la importación pueden borrarse los datos de la plantilla de Excel a través de la opción irreversible Eliminar datos, que figura en la parte superior izquierda de la plantilla.
