Las Carpetas, por definición, son similares a las que utilizamos en cualquier Sistema Operativo. Se trata de un sistema de organización u orden de un grupo de documentos para su mejor localización. Tienen una jerarquía y visualmente podríamos mostrarlas en forma de ‘árbol’. La diferencia entre ambos sistemas de carpetas es que en el S.G.D., el orden lo generamos en las librerías, como veremos más adelante, siendo las carpetas meros ‘Contenedores’ de documentos. De esta definición se traduce un sistema de carpetas muy simple que agiliza enormemente la gestión. Recordemos que los documentos se almacenan en la Base de Datos, por lo que están siempre disponibles desde cualquier ubicación desde la que accedamos.
Las Librerías conforman la lógica del Sistema. Una librería es un contenedor virtual (no se trata de los documentos físicos) que contiene las asociaciones de documentos con los distintos apartados de la aplicación.
¿Sabías que lo más óptimo es tener pocas carpetas? Parece justo lo contrario a lo que estamos acostumbrados y es porque en cualquier sistema operativo precisamos del orden que las carpetas generan en nuestro ordenador. En Cow Harmony el orden lo establecen las librerías. Por ejemplo, en un sistema ‘normal’ si buscas una factura de un cliente irías a buscarla a una carpeta que podría encontrarse por ejemplo en C:\…\Clientes\Facturas; en Cow Harmony podrías encontrarla en la ficha de cliente o en un listado de facturas, sin pasar por el Sistema de Gestión Documental.
Al comenzar la actividad, el ‘Administrador de documentos‘ debe establecer un sistema sencillo y lógico de carpetas con la estructura que la empresa necesita, a fin de que todos los usuarios autorizados puedan utilizar las carpetas que por su rol les corresponda. Establecerá para ello los diversos niveles que sean necesarios al objeto de que toda la documentación generada se guarde en la base de datos del Sistema de Gestión Documental.
Para modificar cualquier parte del sistema de carpetas, se debería hacer una propuesta a través de una petición de tarea al responsable de Gestión Documental para que se estudie su idoneidad y se realice el cambio.
La estructura de carpetas en el S.G.D. es responsabilidad de la persona que tiene asignado el rol “Administrador de Documentos” y es el único que puede crear, borrar o modificar carpetas del S.G.D. La siguiente imagen muestra un ejemplo de cómo podría ser la estructura de un sencillo Sistema de Gestión documental.
Si intentamos acceder a la estructura de carpetas sin tener el rol asignado nos aparecerá un mensaje de error.
Las funciones que se pueden realizar vienen marcadas por los botones de comando que se encuentran en la parte superior:
Nuevo documento. Aunque no es el sitio natural para el alta de documentos, se puede dar de alta un nuevo documento desde la gestión de carpetas, pulsando en este botón. Antes de pulsarlo tenemos que tener seleccionada la carpeta del sistema dónde lo vamos a guardar.
Eliminar carpeta. Al pulsar este botón eliminaremos la carpeta que previamente hayamos seleccionado, siempre y cuando no contenga documentos. La carpeta S.G.D. es la carpeta raíz y no se pude borrar.
Nueva carpeta. Antes de pulsar el botón de la imagen, deberemos seleccionar la carpeta donde se ubicará la nueva carpeta. Si tenemos seleccionado S.G.D., por ejemplo, la nueva carpeta se creará ‘debajo’ de ella.
Cambio de nombre de la carpeta. Como en los anteriores botones de acción, antes de pulsarlo tendremos seleccionada la carpeta que queremos renombrar.
Una vez introducido el nuevo nombre, volveremos a pulsar en el botón para que se cambie el nombre de la nueva carpeta.
Estos botones permiten expandir y contraer todo el árbol de carpetas respectivamente.
