En la siguiente imagen podemos ver el modelo de ficha de puesto de trabajo que se utiliza en Cow Harmony:
a. Denominación del puesto.
La empresa debe conocer de forma inequívoca cómo se denomina cada puesto de trabajo, de forma que no se puedan crear confusiones a ese respecto. A nosotros nos gusta utilizar la denominación “Responsable” para hacer referencia a la persona encargada de un departamento o área, que generalmente suele tener subordinados a su cargo. No nos gusta utilizar la palabra “Jefe” o sus sinónimos porque denotan “poder” sin ninguna aportación más que la de haber sido nombrado. La palabra “Responsable” hace referencia al liderazgo y, si bien, no ha sido ganado, demuestra las intenciones sobre el tipo de organización que se desea construir. Cow Harmony tiene predefinidos 43 puestos de trabajo, que se pueden modificar, simplemente cambiando su denominación.
b. Jornada de trabajo.
Cada puesto viene sujeto a una jornada laboral que se especifica en la ficha que vamos a elaborar del puesto, como se muestra en la imagen anterior. Se deberás especificar De qué hora a qué hora transcurre la jornada, qué días de la semana son laborables para el puesto y el cómputo global de horas semanales que debe estar dentro de los parámetros legales.
c. Salario.
Indicaremos el abanico de salarios mediante un salario mínimo del puesto, por debajo del cual no se contratará a nadie para cubrirlo y un salario máximo. En la horquilla de salarios incluiremos a los nuevos candidatos al puesto. Es bueno que un puesto disponga de un horquilla más o menos amplia, para que la persona que acceda a él, disponga de la posibilidad de crecimiento dentro de su puesto.
d. Objeto del puesto.
Cuál es la finalidad del puesto, qué se espera de la persona que ocupa ese puesto. Vendría a ser como la misión que tiene el puesto de trabajo dentro de la empresa. Indicaremos de una forma clara, pero sencilla, cuál es esta finalidad. Debe ser entendible para que los aspirantes tengan claro desde el primer momento qué es lo que se espera de una persona que ocupa ese puesto de trabajo.
e. Organigrama del puesto.
Se trata de mostrar gráficamente si el puesto de trabajo tiene subordinados y el nivel jerárquico que ocupa, aclarando de esa forma quién debe reportar trabajo a quién y, sobre todo, en qué puestos existe una repercusión directa del trabajo que se realice en ese puesto de trabajo.
f. Relaciones jerárquicas.
En base al organigrama, se indicará de forma clara y sencilla las relaciones que existen entre los distintos puestos y el objeto de cada una de esas relaciones. Es importante dejar claro de una forma muy sencilla lo que espera un puesto de otro, como se puede ver en el ejemplo de la imagen.
g. Requerimientos formativos.
Es normal que cada puesto de trabajo tenga unos requerimiento a nivel formativo. Es importante aclarar cuál es el nivel de estudios y titulaciones que son requeridas para acceder al puesto, si son requeridas. En caso de no requerirse ninguna formación específica, deberá indicarse igualmente. Para ello indicaremos la titulación principal y otros requerimientos secundarios. En el ejemplo podemos ver esta situación claramente. En cada país hay toda una serie de profesiones y actividades reguladas, lo que implica poseer unos determinados requisitos para poder ejercer esa actividad o profesión. La mayor parte de las titulaciones superiores y las titulaciones sanitarias requieren esos requisitos para poder ejercer la actividad. Un aspecto diferente es el de las regulaciones establecidas por determinadas corporaciones como los colegios profesionales, o asociaciones similares. Estas regulaciones pueden ser Códigos de Ética profesional, u otro tipo de estándares. Su carácter más o menos prescriptivo dependerá del rango de la norma.
h. Competencias requeridas.
Desde la perspectiva de la ficha de trabajo, deberemos indicar las que sean necesarias para ocupar el puesto de trabajo que estamos diseñando.
Cuando iniciamos Cow Harmony no disponemos de ninguna competencia predefinida. Según las vayamos requiriendo, las iremos dando de alta en las fichas de puesto. En posteriores fichas podremos utilizar las que anteriormente dimos de alta. En el ejemplo de la imagen, la lista que se muestra en el desplegable, estará disponible para cualquier ficha que queramos generar en el futuro. No obstante, debemos tener en cuenta una pequeña consideración: el idioma en el que introduzcamos esas competencias, será en el idioma que se mostrarán. Así, si hemos introducido las competencias en español, pero nuestro puesto de trabajo utiliza el idioma inglés, todo el aplicativo estará en inglés, pero las competencias se mostrarán en español. Generar una nueva es muy sencillo. Escribiremos la competencia en el recuadro blanco de la lista y pulsaremos “Añadir“.
Una vez que tenemos dadas de alta las competencias, indicaremos el grado que esperamos de la persona que ocupe el puesto. Para ello, pulsaremos los botones + y – según precisemos. El valor es una medida completamente subjetiva y es la empresa, representada en el Responsable de Recursos Humanos, la que indicará el nivel y la forma cómo se va a medir posteriormente.
i. Funciones y responsabilidades
Al margen de que se ocupe un puesto directivo o no, determinados puestos tienes asignadas unas determinadas responsabilidades que deberemos indicar en el apartado de funciones. Las funciones se deberán aclarar e indicar de la forma más concisa posible y las funciones que se deriven de las primeras. Hemos denominado al primer bloque como “Funciones principales” y al segundo “Funciones asociadas” a las funciones que se derivan de las primeras. El objetivo de la ficha es contener todas las funciones y responsabilidades más representativas del puesto de trabajo.
j. Otros datos que sería interesante recabar para la ficha de puesto
- Condiciones o entorno de trabajo. Incluye aspectos tales como las características del lugar de trabajo (al aire libre, en taller, en oficina, …), tipo de ambiente (limpio, sucio, seco, caluroso, silencioso, …), riesgos o peligrosidad (explosivos, gases, microbios, posibilidad de derrumbes, …), y tipo de trabajo (aislado, e equipo, en cadena,…).
- Productos y servicios. En este apartado se trata de identificar el tipo de productos o servicios que se desarrollan en el puesto . En algunos casos, serán observables y relativamente fáciles de identificar y describir , como reparar motores de coches, atender quejas de clientes, repartir mercancías, etc., pero en otros no será tan sencillo, como decidir sobre la concesión de un préstamo, analizar un plan de trabajo, etc.
- Medios materiales: máquinas, herramientas, instrumentos, materiales, útiles y manuales de instrucciones. En algunos tipos de trabajos, como en los administrativos, este apartado no es muy importante, porque hablamos de cosas tales como un ordenador, una fotocopiadora, una impresora, pero en la extracción de mineral de una mina, en la construcción de un edificio, una autovía o un barco, en la reparación de un automóvil, la variedad de máquinas y herramientas utilizadas reviste tal importancia, que sin una descripción cuidadosa de ellas resultaría muy difícil comprender la naturaleza del trabajo. En el caso de existir manuales de instrucciones describiendo el modo en que se operan las máquinas es importante que estén disponibles de manera sencilla y accesible.
- Indicadores de desempeño. Determinados puestos de trabajo pueden tener establecidos estándares de tareas a realizar en un tiempo determinado: masajes realizados en una jornada laboral, número de piezas producidas en una hora en una fresadora, metros cuadrados colocados en solado en un edificio en construcción, etc. Los estándares pueden incluir además de aspectos relacionados con la productividad, otros como procedimientos a utilizar y nivel mínimo de calidad a alcanzar en los productos o servicios generados.
- Exigencias o requisitos físicos y sensoriales. El trabajo puede requerir ciertas actividades físicas como correr, trepar, levantar peso manualmente, agacharse, realizar movimientos repetitivos de ciertas partes del cuerpo. Por otra parte, puede consistir en tiempos muertos sin actividad seguidos de tiempos con mucho riesgo y estrés, caso de los bomberos o los servicios de urgencia, por ejemplo. En algunos empleos las exigencias psicológicas pueden ser muy altas: centros de corrección de menores, unidades de cuidados paliativos en hospitales, etc. En la dimensión sensorial, un determinado puesto puede requerir buena visión nocturna, una gran agudeza auditiva, discriminación de colores, identificación de sabores y olores, etc.
- Requisitos aptitudinales y de otro tipo. Se trata de identificar los conocimientos, habilidades, aptitudes, valores, actitudes y rasgos de personalidad necesarios para desempeñar un trabajo. Este tipo de datos es esencial para la selección de personal, y en bastante medida para la formación.
Hay que tener en cuenta que muchos de estos datos relacionados con el puesto de trabajo, se pueden tener en cuenta en otros apartados de Cow Harmony, como ocurre en el Sistema de Gestión de Calidad.
Los puestos de trabajo vienen predefinidos en Cow Harmony.
La siguiente tabla muestra los puestos de trabajo que están incorporados:
