El Cuadro de Mando es una herramienta diseñada para el Responsable Comercial.
Cada usuario puede consultar su Cuadro de Mando personal, pero al responsable se le muestra una lista desplegable con todos los usuarios y puede consultarlos uno por uno o todos de forma conjunta.
Veamos cada una de las partes que componen esta funcionalidad y su interpretación.
Periodos
De forma estándar se establecen dos fechas cuando abrimos. El primer periodo corresponde a los 7 días anteriores a la fecha actual y el segundo periodo a los 7 anteriores a estos. Pero podemos seleccionar dos periodos cualesquiera para nuestro análisis.
Una vez seleccionadas las fechas de las que queramos obtener el cuadro de mando, pulsaremos el botón ‘Calcular‘. que aparece a la derecha del periodo seleccionado
Objetivos
La herramienta Cow Harmony está diseñada para ser usada en infinidad de operaciones del día a día, por esa razón marcamos el ‘Tiempo de uso objetivo (h/día)‘. A los equipos comerciales se les puede asignar tanto llamadas como visitas diarias objetivo. Estos valores que salen por defecto pueden ser sustituidos de forma manual por el Responsable comercial.
Planificación y organización
Oportunidades
Las oportunidades que cada usuario va creando, se nos muestran en dos formatos. Un valor por cada periodo, donde podemos pulsar sobre el número y se nos mostrará un listado con esas oportunidades para que podamos consultarlas de forma individual y una gráfica de evolución con los últimos doce meses desde la fecha actual.
Llamadas
El funcionamiento de las llamadas es el mismo que el de las oportunidades, pero su lectura es distinta. Las oportunidades son peticiones únicas. Cada empresa tendrá asociada una oportunidad, pero puede tener múltiples llamadas. Para que podamos utilizar esta información en el departamento comercial y poder distinguir los tipos de llamadas, es necesario que el comercial sea consciente de esta medición a la hora de plantear sus peticiones de llamada. Por un lado nos mostrará, además de las llamadas pendientes, llamadas planificadas que todavía no se han realizado, las llamadas realizadas en cada periodo.
Por otro lado, nos informa de las llamadas a clientes únicos, sin importar cuántas llamadas hemos realizado a cada cliente. Realmente se trata del número de clientes a los que hemos llamado.
Finalmente, nos mostrará cuántas de esas llamadas son a prospectos para analizar por separado la labor de prospección. Así como un gráfico de evolución de las llamadas realizadas en los últimos 12 meses, contados desde el mes anterior a la fecha actual.
Visitas
Como sucede en las llamadas, la lectura de los resultados difiere de las anteriores. ‘Total‘ indica el número de visitas realizadas en el periodo, mientras que ‘Planificadas‘ indica el número de visitas que tenemos planificadas pendientes de realizarse. Así, el primer indicador nos muestra ejecución y el segundo planificación.
Otros datos interesantes que podemos obtener en nuestro Cuadro de Mando, sobre todo en el Cuadro de Mando general que abarca a todos los trabajadores, son el tiempo de reporte, las visitas por día y las visitas por trabajador y por día.
El tiempo de reporte es el tiempo que el trabajador tarda en reportar la visita desde que esta ha sido realizada, lo que nos mostrará la inmediatez del trabajo comercial.
Las visitas por día hacen referencia al usuario y sirve para comparar con el objetivo que hayamos indicado respecto a este parámetro.
Las visitas por trabajador y por día nos muestra la media de todos los trabajadores, de forma que podamos ponderar el valor obtenido en un usuario respecto a la media de todos los usuarios.
Finalmente, como en los tres apartados anteriores, se muestra una gráfica de evolución anual de las visitas realizadas por el usuario.
Ingresos obtenidos
Los ingresos generados en cada periodo se mostrarán en este apartado, así como su incremento entre periodos seleccionados.
Cuentas
Nuevas altas y seguimiento
Las nuevas altas muestran las cuentas, por tipo de cuenta, que ha dado de alta cada usuario, lo que los convierte en responsables de la misma.
La opción ‘Seguimiento‘ nos muestra un panel donde por un lado, nos muestra la última petición que se ha realizado sobre cada una de las cuentas de las que éste es responsable; y, por otro, las últimas operaciones realizadas con esa cuenta.
Los datos que aparecen en el panel son: Fecha de alta de la cuenta, código de la cuenta con vínculo a la ficha de la misma, denominación de la cuenta, clase de cuenta (cliente, prospecto, etc.).
Dentro de las últimas acciones realizadas con esa cuenta (peticiones de llamadas, tareas o visitas), el código de la petición (con vínculo a la misma), fecha de realización y qué usuario la ha realizado.
En la segunda parte nos encontramos con las operaciones realizadas: Presupuestos, pedidos y facturas. En cada una de ellas se nos muestra el código (con vínculo al documento), fecha en la que fue expedido y quién es que la ha realizado). En este apartado también podemos observar un gráfico de tarta interactivo que nos muestra la cartera de cada usuario.
Uso de la aplicación
El uso de la aplicación está dividido en tres indicadores gráficos que nos muestran el grado de consecución de los tres objetivos marcados al principio de la herramienta:
Uso de la aplicación (%) que nos muestra el grado de consecución del objetivo de uso.
Llamadas (%) nos indica el grado de consecución del objetivo de llamadas.
Visitas (%) muestra el grado de consecución del objetivo de visitas.
