Para poder operar con las reuniones, el primer paso es crearla. Las Reuniones sólo pueden ser creadas por el usuario que tenga el rol de Administrador de reuniones. La información del contenido de la reunión puede ser recopilada también por el rol Reuniones: Secretaría, que también puede convocar si la reunión está creada.
En la creación de la ficha de la reunión hay una serie de datos que tenemos que rellenar, tal y como se muestra en la imagen siguiente.
- Fecha de celebración de la reunión que, por defecto, corresponde al día de creación de la misma.
- Hora de inicio de la reunión. La hora de finalización no hay que indicarla, porque la propia reunión la calcula en base al tiempo que se le guarda a cada punto del orden del día.
- Departamento que celebra la reunión, seleccionado de una lista desplegable.
- Código del punto del orden del día. Anotar el código es importante porque el sistema no va a crear ninguna numeración de los puntos. Manualmente introduciremos el número que queramos, creando así un orden que puede coincidir o no con el orden cronológico de escritura.
- Detalle sobre cada punto del orden del día. Resumen de cada asunto a tratar en la reunión.
- Tiempo estimado para tratar ese punto del orden del día.
La siguiente imagen muestra el ejemplo de la convocatoria de una reunión lista para crearla y grabarla.
Una vez que la ficha ha sido completada, pulsaremos en ‘Crear y convocar‘ para terminar el proceso de creación y comenzar el de convocatoria a los asistentes.
