Si la convocatoria la realizamos directamente desde la ficha de la reunión, se nos mostrará la petición de convocatoria parcialmente rellenada con los datos de la reunión, entre los que podemos encontrar:
- ¿Desea una respuesta? Viene sin seleccionar y depende del convocante solicitar una respuesta o no. Seleccionar esta opción obliga a que el receptor nos envíe una respuesta. Lo habitual es que el receptor confirme la asistencia a través de una casilla de verificación, sin tener que dar ninguna otra respuesta. Si no estuviera de acuerdo o no pudiese asistir, podría procesar la petición sin confirmar la asistencia o rechazar la petición para informar al responsable de la convocatoria.
- Fecha, hora de inicio y tiempo previsto vienen ya predeterminados desde la propia ficha.
- Título. Deberemos indicarlo. Recordemos que la reunión es una petición de calendario, es decir, que se incluye de forma automática en los calendarios de Cow Harmony de los destinatarios de la petición, por lo que deberemos vigilar el tamaño del título, recomendable un máximo de 30-35 caracteres.
- Departamento que realiza la reunión.
- Informar. Es la opción estándar de cualquier petición que permite que un trabajador sea informado del contenido de la petición pero sin posibilidad de interactuar con ella.
- Lugar de la reunión.
- Trabajadores convocados. Podemos incluir múltiples trabajadores y se creará una petición para cada uno de ellos.
- Detalle de la reunión/orden del día. Este campo viene rellenado con el orden del día que escribimos en la ficha de la reunión.
Una vez procesada la petición, le llegará a cada trabajador la petición como muestra la siguiente imagen:
Lo que se nos solicita es confirmar nuestra asistencia a la reunión. Requisito indispensable para que nuestro nombre aparezca en la ficha de la reunión como asistente y para poder firmar los posibles acuerdos que en ella se alcancen.
Si la convocatoria la realizamos desde el menú, al pulsar este botón de comando nos va a permitir convocar a varios asistentes a la vez.
Una vez realizada nuestra selección nos va a preguntar el número de la reunión y sólo si se trata de una reunión pendiente de celebrarse, nos va a permitir crear la petición de convocatoria.
Ficha de reunión
La ficha de la reunión es el centro de trabajo de las reuniones. En ella se agrupa toda la información referente a la reunión. En la siguiente imagen se muestra una ficha de una reunión que todavía no se ha celebrado. Por esa razón, están disponibles todos los comandos (véase 7, a continuación).
Veamos cada apartado de la ficha de forma detallada:
1. Asistentes
Son todos los trabajadores a los que se le ha enviado una petición de convocatoria.
2. Invitados
Es posible que a alguna de nuestras reuniones acuda alguna cuenta. No olvidemos que cuenta es cualquier persona física o jurídica que de alguna forma colabora con la empresa (clientes, proveedores,…). Por ejemplo, un abogado. Pero no debemos confundir las reuniones con las posibles “reuniones” con clientes para tratar asuntos comerciales ya que en ese caso utilizaremos la petición de visita comercial en oficina o fuera de oficina. Existe la posibilidad de invitar a otras cuentas a las reuniones a través del comando ‘Invitar’, que encontramos en el menú de la ficha de reunión.
3) Confirmados
Todos los trabajadores que han confirmado su asistencia marcando la casilla de verificación correspondiente de la petición.
4) Documentos
Si se han adjuntado documentos a alguna de las peticiones, aparecerán en la ficha como parte de la reunión. Se deberá revisar el tipo que se le ha otorgado al documento, ya que si se ha indicado tipo “reunión”, sólo será visible para el autor y para los asistentes a la reunión.
5) Duración de la reunión
La duración de la reunión que indica es el tiempo real que ha durado la reunión. Se calcula sumando los tiempos dedicados a cada punto del orden del día y lo calcula de forma automática.
6) Elementos de la celebración de la reunión
- ¿Tratado? Marcaremos esta opción si ha sido tratado ese punto en concreto.
- Detalles sobre el acuerdo alcanzado. Anotaremos los detalles que creamos convenientes para recordar el acuerdo o la información más importante que se ha tratado en ese punto del orden del día.
- Tiempo realizado. Tiempo real invertido en el punto del orden del día.
- ¿Grabar? Ese acuerdo en concreto se pude grabar en el libro de actas de la empresa para que quede constancia en el tiempo de los acuerdos más importantes de la empresa.
7) Menú de comandos
La reunión, antes de su celebración, dispone de una serie de comandos que podemos utilizar. Hay que remarcar, que estos comandos sólo se pueden utilizar si la reunión no ha sido celebrada, lo que indicaría que está cerrada y ya no se podrá modificar nada de ella.
- Modificar. Mientras la aplicación no ha sido cerrada, nos permitirá cambiar datos de la misma: departamento, fecha y hora o lugar de celebración, son algunos de los cambios que podremos realizar. Si cambiamos alguno de estos datos, Cow Harmony enviará una petición de tarea sin respuesta para informar a los asistentes del cambio realizado.
- Convocar. Permite a posteriori la convocatoria de nuevos asistentes, como hemos visto anteriormente.
- Invitar. Véase el punto 2, “invitados” de los apartados de la ficha, que podrá encontrar una líneas más arriba.
- Quitar invitados. Es la operación inversa que nos permitirá quitar invitados en el caso de que no nos confirmen la asistencia.
- Cancelar. Cancela la reunión, dejando todo como está. Quedará en el historial de reuniones manteniendo toda su información, pero “cancelada” o no celebrada.
- Cerrar reunión. Cuando queremos dar por celebrada y cerrada completamente la reunión. Hay que tener en cuenta de que el cierre es un proceso irreversible, por lo que lo realizaremos cuando ya hayamos recogido toda la información que necesitamos.
