Cow Harmony dispone de multitud de elementos parametrizables que dependen de las preferencias de la empresa y de las licencias que esta tiene contratadas. Para acceder al formulario de configuración, iremos al menú principal, Herramientas / Administración / Configuración servidor.
El acceso a la configuración del servidor está restringido al rol «Administrador del Sistema«.
Documentos
El Sistema de Gestión Documental , que permite incorporar a la base de datos todos los documentos de la empresa, reduciendo así el uso de papel y mejorando la accesibilidad de los mismos, puede desactivarse desde este gestor. Viene activado por defecto, pero puede cambiarse. De la misma forma, podemos establecer límites a los documentos que se incorporarán al sistema. Si subimos documentos muy pesados, la funcionalidad en algunos casos se ralentizará, por esta razón es bueno poner límites tanto a los documentos como a las fotografías que se incorporen al sistema.
Seguridad
En el apartado de Seguridad deberá indicarse cada cuantos meses se realiza el borrado de cambios en registros críticos. También se deberá indicar la ubicación del fichero de licencia, que podrá cambiarse; si se aplica el control de seguridad en cuentas y, finalmente, la URL de ubicación del servidor.
Módulos cargados en la aplicación
La aplicación está estructurada en módulos de funcionalidad. Los módulos se van adquiriendo con las licencias y cada empresa, dependiendo de su actividad, precisará de unos u otros. En el momento de la adquisición, vienen activados los módulos contratados. Si en el futuro se contratan nuevos módulos, desde esta pantalla se activan. El usuario recibe un correo con la contraseña de activación para que la ponga cuando el programa se la solicite después de pulsar el botón «Activar«.
Procesos y cuentas
- Tiempo de actualización del flujo de trabajo: es el intervalo de actualización de los flujos de trabajo de todos los usuarios de la aplicación. Si se cambia, para que el cambio surta efecto, el usuario deberá reiniciar su programa. No obstante. el usuario puede actualizar el flujo de trabajo, cuando lo desee, desde la opción habilitada al respecto en Cow Harmony > Flujo de trabajo > Actualizar flujo de trabajo.
- Tiempo de control para cuentas sin actividad: según el tiempo que seleccionamos en este apartado, el sistema nos indicará aquellas cuentas de las que se permite el seguimiento, las que después del periodo indicado no han sido utilizadas en ninguna acción. El indicador de cuentas se muestra en el escritorio, en la zona 1, en el apartado «Monitor«.
Correo electrónico y mensajería instantánea
El servicio de mensajería viene desactivado por defecto. Si deseamos utilizar el servicio debemos marcar la opción «Está activado el servicio de mensajería«.
Otra opción que influye en el servicio es la recopilación de los mensajes que se escriben. Si está marcada la opción «¿Desearías que se guardasen los mensajes?«, se guardará una copia de cada mensaje, que posteriormente se podrá consultar desde el escritorio de cada usuario.
Si deseamos sincronizar nuestras cuentas de correo corporativas o de trabajo con Cow Harmony, debemos utilizar Outlook como servidor de correo y configurar en él nuestras cuentas. De esta forma, no solo podremos enviar correos desde Cow Harmony, sino que también podremos recibirlos. De esta forma, en la ficha de la cuenta quedarán guardados TODOS los correos que cualquier usuario de la aplicación haya intercambiado con ella.
Campañas de email marketing
Para poder realizar campañas de email marketing mediante APIKey o MailChimp, deberá indicarse la URL del servidor de ambos aplicativos.
Sistemas internacionales de gestión
Si la empresa tiene implantado un sistema de gestión bajo normativa ISO, deberá indicarlo en este apartado.
Debe indicarse, también, el nivel de satisfacción de clientes, así como el tiempo máximo existente entre cada nueva evaluación.
En lo que a la homologación de proveedores se refiere, deberá indicarse el tiempo máximo que debe transcurrir entre cada nueva homologación.
Gestión de la producción
La gestión de la producción se lleva a cabo mediante la opción Planificación‘, en la pestaña ‘Producción’, de Cow Harmony. Consiste en un panel específico en el que figuran todas las actividades programadas de cada empleado. Cow Harmony tiene previstas 4 modalidades: única, semanal, quincenal o mensual.
La modalidad única no está definida por ningún color y las tres restantes, lo están por el color que para cada una de ellas se defina en este apartado de la configuración, lo que permitirá, en el futuro, distinguir a simple vista el tipo de planificación de los trabajos asignados.
Contabilidad y finanzas
- ¿Se va a trabajar en multidivisa?: si se va a operar con más de una divisa, se debe activar esta opción.
- ¿Qué moneda principal se va a utilizar?: se indicará la moneda con la que se va a operar.
- Nº de dígitos en las cuentas contables: utilizaremos el mismo número de dígitos de la contabilidad de la empresa.
- ¿Cargar Plan Contable estándar?: la posibilidad de elegir estará activa mientras no tengamos un plan creado. En el momento que lo tengamos, esta opción ya no estará disponible. El plan, una vez cargado, no se puede borrar, solo modificar.
- Inicio y final del periodo fiscal: se deberá indicar el mes de inicio y de finalización del periodo fiscal.
- Correo administración: correo administrativo que recibirá de forma automática, copias de algunos documentos relacionados con su trabajo.
- Editar texto LOPD: como se muestra en el ejemplo de la siguiente imagen, al pulsar el botón «editar» se abre el editor de texto que contiene los avisos relativos a la LOPD, que pueden cumplimentarse, si no se han incluido, o modificarse. Al estar en modo edición, el botón cambia a «ocultar» para dejar de mostrar el formulario editor.
El texto es el que aparece en el pie de los correos corporativos y se puede personalizar desde aquí.
- Color del texto del correo: permite cambiar el color del pie de correo corporativo.
- Selecciona modelo de factura: el programa se puede utilizar con un modelo de factura adecuado al tipo de actividad que realizas. Así, el modelo «Factura estándar» es el modelo que se adapta a casi todas las empresas, pero hay algunas particularidades:
Alimentación: se incluye el lote y la fecha de caducidad, así como el Registro Sanitario de las empresas.
Ampliada: permite la utilización de textos ampliados a las definiciones de producto. Es ideal para presupuestos de obra, listas de reparaciones o servicios, etc…
Con descuentos: se incorporan los descuentos en la factura.
Seleccionar un modelo implica que será el primero que utilice el programa, no obstante, nos permitirá seleccionar el modelo de forma individual.
Configuración de compras
En este apartado se define si las compras que se realizan en la empresa necesitan autorización superior y hasta qué importe no es necesaria dicha autorización.
Configuración de ventas
Aquí debe señalarse si las ventas necesitan ser autorizadas.
Sistema de fidelización
Aquí se indica si se activa o no el sistema de fidelización y, de estar activado, debe recoger la cuenta de correo con la que se administra y la cuenta de Cowin wallet sobre la que se realiza la operativa.
Recursos humanos
En este apartado deben activarse o no, según corresponde, las cuestiones que se señalan.
Aplicaciones móviles de apoyo a la gestión
Cow Technologies dispone de diversas aplicaciones móviles de apoyo a la gestión. Cada empresa que dispone de Cow Harmony es libre de utilizarlas, pero, de hacerlo, debe indicar en este panel qué aplicaciones móviles están vinculadas a Cow Harmony.
Soporte interno
Si la empresa dispone de un soporte interno, debe indicar en este apartado la dirección del email correspondiente.
Activar sonido
Cow Harmony dispone de diversos sonidos para ratificar la realización de diversas acciones. En este panel, el administrador del sistema debe indicar si habilita el sonido de las mismas o no
