Autorización de compra

Dependiendo de la política de compras que tenga la empresa, es habitual que como trabajadores nos veamos en la situación de tener que realizar una compra, bien porque disponemos de un presupuesto asignado, bien porque es necesario adquirir algo para nuestro puesto de trabajo, nuestro departamento, etc. En la configuración del servidor se puede estipular la obligatoriedad de aprobación de compras por los conceptos que hemos comentado o por otros que tenga la organización. En la imagen siguiente podemos ver dónde se configura la autorización de compras en la aplicación servidor.

Si no existe esta restricción, la petición de autorización no tiene funcionalidad, por lo que cuando intentemos acceder a ella, se nos mostrará un aviso como el de la imagen siguiente.

Es habitual que en las empresas se precise de algún tipo de autorización para realizar una compra, por lo que la casilla de ¿Las compras precisan autorización? debería de estar seleccionada como en la imagen que hemos visto. La opción de establecer un importe mínimo (siempre en la moneda principal de la configuración) es algo que la empresa debe valorar por sí misma atendiendo a su funcionamiento interno.

Las peticiones de autorización van dirigidas, como otras muchas, a un determinado rol, al ‘Responsable de compras‘. Al tratarse de un rol múltiple, varios usuarios lo pueden tener asignado por su posición en la empresa, por ejemplo todos los responsables de departamento que tienen un presupuesto que gestionar. Por esa razón, seleccionaremos a quién se dirige de entre los usuarios que tienen asignado el rol.

Dado que Cow Harmony gestiona compras y ventas, todos los productos que adquirimos tienen que estar dados de alta en el sistema, no solamente los que vendemos.

Para facilitar la gestión, podemos dar de alta grupos de productos como productos individuales, por ejemplo ‘Material de oficina‘, que incluirá todas aquellos materiales que por convenio quiera la empresa.

Una vez que la petición ha sido procesada, llegará al flujo de trabajo del responsable de compras que hayamos designado, como confirmación de la autorización y este procederá a su archivo. Es habitual que a la solicitud acompañe un documento con el presupuesto solicitado.

A las autorizaciones de compra podemos llegar desde distintos apartados de la aplicación, como en el resto de peticiones. Si deseamos ver un listado completo de aprobaciones, en el que poder filtrar y buscar por diferentes parámetros, debemos ir al apartado de documentos dentro del Sistema de Gestión de la Calidad.