La pantalla principal de alta de documentos nos muestra las carpetas que se han creado en el Sistema de Gestión Documental y que están disponibles para albergar documentos. Para poder subir un documento al sistema, lo primero que hay que hacer es seleccionar la carpeta donde se va a guardar y pulsar en el icono ‘Guardar documento‘. En ese momento se nos mostrará un explorador de Windows para que busquemos el documento que deseamos incorporar al Sistema.
¿Sabías que se pueden incorporar varios documentos a la vez en el Sistema de Gestión Documental? La única restricción es que todos los documentos que queramos incorporar de una sola vez irán a la carpeta que hemos seleccionado.
Una vez seleccionado el archivo o los archivos que deseamos incorporar, se nos muestra una pantalla como la de la imagen adjunta para que establezcamos las características del documento:
Veamos que configuración podemos darle al documento:
1 El documento tiene que estar siempre seleccionado para poder operar con él.
2 Icono de ‘Guardar documento‘ que pulsaremos cuando esté terminada la configuración.
3 Nivel de seguridad. Si queremos conocer los niveles de seguridad, pulsando el botón de ‘Ayuda’ en la parte superior derecha, se nos muestran todos los niveles como vemos en la imagen siguiente.
Cuando se abre el formulario de nuevo documento, se carga el desplegable que contiene los niveles de seguridad. Cada usuario podrá subir documentos al sistema, dependiendo de los roles que tenga asignados. Por ejemplo, no puedes subir un documento financiero si no tienes el rol de Responsable financiero o de Administrador. En la imagen anterior se muestran los roles que son necesarios para cada tipo de documento. Los reproducimos de nuevo:
4 Documentos de calidad. Al seleccionar esta opción se nos muestran unos campos relacionados al Sistema de Gestión de la Calidad que debemos cumplimentar. De esta forma, el documento queda dentro del sistema de calidad para su tratamiento desde allí.
5 Publicación del documento. Hace referencia al ‘Tablón de anuncios‘ como vimos en la sección correspondiente. Los datos que tenemos que aportar para la publicación del documento son:
- Título de la noticia. Se incorporará un título que no sea demasiado largo.
- Detalle de la noticia. Pequeña sinopsis del contenido de la noticia.
- Fecha de publicación. Podemos seleccionar la fecha de inicio cuando será publicada la noticia y la fecha de de su publicación.
- Incluir imagen. Podemos incluir una imagen en la noticia para remarcar cualquier contenido de la misma.
- Publicación destacada. En el tablón de anuncios hay dos zonas de publicación y una de ellas es la publicación destacada que es la que mayor visibilidad tiene. El resto de noticias publicadas también aparecen en el tablón, pero por debajo de la noticia destacada.
- Enlace a la noticia. Además de lo que podamos escribir nosotros, podemos incluir un enlace a una noticia o a otra web que ayude sobre el tema que trata nuestra noticia.
Dado que en las cuentas y procesos están vinculados todos los documentos correspondientes a cada una de ellos, no tiene importancia en qué carpeta esté cada documento; lo importante es la vinculación del documento con la cuenta o el proceso. Si tenemos una carpeta denominada Documentos clientes, no tiene sentido, dentro del sistema documental de Cow Harmony, crear subcarpetas, dentro del mismo árbol o fuera de él, denominadas ‘Documentos clientes Galicia’ o ‘Documentos clientes Andalucía’. Cow Harmony, permitiendo la vinculación, facilita que el sistema de carpetas sea muy simple
